Über unseren Test des „Digipen“ – ein Stift zur digitalen Datenerfassung.

Mein erster Füller war ein Lamy. Mit roter Kappe und Sichtfenster für ein Namensschild. Damit habe ich ab der ersten Klasse gelernt, Buchstaben zu schreiben. Jahre später in der Oberstufe griff ich lieber zum Kuli: Lesen konnte man von dem Geschriebenen nur noch die Hälfte – aber immerhin ging es schön schnell. Irgendwann folgte dann die Tastatur. Bis jetzt. Seit einigen Wochen teile ich meinen Schreibtisch (auch) mit dem Digipen: Ein Stift, der meine Handschrift erkennt und in digitale Daten umwandelt. Er liegt in der Hand wie mein Erste-Klasse-Füller, schreibt so schnell wie mein Oberstufen-Kuli und verfügt über eine USB-Computerschnittstelle wie meine Tastatur. Damit ist er wie ein kleiner Weltenverbinder von der analogen zur digitalen Welt; die eierlegende Wollmilchsau in der Stifte-Box. Und ein Beispiel für die Erkundung digitaler Möglichkeiten bei der Westfalen Gruppe.

Die Situation: Doppelte Datenerfassung.

Aber fangen wir vorne an: Mein Name ist Denise Schmalstieg und ich arbeite im Marketing des Bereichs Energieversorgung. Und das noch gar nicht so lange: Ich gehöre erst seit Oktober zum Team, fühle mich aber mittlerweile schon sehr wohl zwischen Flüssiggas, Solarthermie, Strom und Co. Beschäftigt habe ich mich zum Start vor allem mit unseren Messeauftritten: Am Messestand führen unsere Berater und Experten Dutzende Gespräche mit Besuchern. Dabei notieren sie sorgfältig Adressdaten, Themen und Absprachen. So entsteht ein dicker Stapel an Kontaktbögen, der nach der Messe von Hand in unsere Datenbank eingegeben wird. Puh – ganz schön viel Arbeit. Wir haben uns gefragt: Kann man das nicht einfacher gestaltet? Ja, man kann. Zum Beispiel mit einem digitalen Stift wie dem Digipen – den haben wir bei unseren beiden letzten großen Messen getestet. Das Ziel: einmalige statt doppelte Datenerfassung.

Die Lösung: Ein „filmender“ Stift.

Die Lösung sieht so aus: Das Blatt Papier, das wir beschreiben, wird mit einem Hintergrundmuster bedruckt. Mit bloßem Auge kann man es kaum erkennen – doch für unseren besonderen Stift ist es DAS Orientierungssystem. Er enthält nämlich neben der Kugelschreibermine eine Infrarot-Kamera und speichert sämtliche Bewegungen auf dem Papier. Via Smartphone (per Bluetooth) oder Computer (per USB) schickt der Stift seine Daten an einen zentralen Server. Öffne ich das zugehörige Web Portal an meinem Arbeitsplatz, kann ich alle erfassten Kontaktbögen einsehen – schon während die Messe noch läuft. Die Software wandelt die Handschrift automatisch in Computer-Text um. Und das mit überraschend hoher Erkennungsrate. Im Web Portal sehe ich beides: Handschrift und Computer-Test. So kann ich schnell prüfen, ob alles korrekt ist, und Fehler korrigieren. Klicke ich auf „Fertig“ erhalte ich per E-Mail ein PDF (sieht aus wie ein eingescannter Kontaktbogen) und eine Excel-Datei mit allen Daten. So ist es zumindest in unserem Testlauf. Theoretisch könnten auch alle Daten direkt in eine Datenbank „wandern“. 

Der Test: wird fortgesetzt.

Natürlich funktioniert das Prinzip des Stifts nicht nur für Messekontakte. Auch andere Anwendungen sind denkbar und werden in der Praxis bei anderen Unternehmen auch schon umgesetzt: Auftragserfassung, Wartung, Qualitätskontrolle… Neben dem Stift gibt es auch Tablet-Varianten. Beides bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile. Wie unser Test auf den Messen gelaufen ist? So, wie es sich für einen echten Testlauf gehört: Im Großen und Ganzen gut – im Detail noch nicht perfekt. Wir testen weiter. Was ich gelernt habe? Vor allem, dass mein neuer Arbeitgeber Westfalen ganz unbürokratisch Raum für Neues lässt – und dass die Kollegen Experimenten wie diesem mit großer Offenheit begegnen. Mal sehen, wie es bei uns auf der Reise in die Welt der Digitalisierung weitergeht. Ich bin gespannt!

Erfahren habe ich von dem besonderen Stift übrigens über einen Kollegen aus der Materialwirtschaft – und der wiederum von einem Kunden, der das System selbst nutzt. Vielen Dank fürs Weitererzählen! 🙂

Ihre
Denise Schmalstieg

P.S.: Liebe Kollegen unter den Lesern: Wenn Sie den Stift auch gerne testen möchten: Ein Exemplar steht bei mir am Schreibtisch. Kommen Sie gern vorbei! 🙂

P.P.S: Das Bild oben im Header ist ein Stockfoto von Fotolia (© Kzenon – Fotolia.com). Das Mädchen darauf bin natürlich nicht ich – aber mein Füller sah genauso aus.

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