Liebe Kolleginnen und Kollegen,

heute möchte ich Euch / Ihnen unsere E-Procurement Lösung für die Beschaffung, Erfassung und Verwaltung von Fachliteratur vorstellen.

Als ich Anfang 2015 das Thema „Beschaffung, Erfassung und Verwaltung von Fachliteratur“ übernommen habe, musste ich zunächst Tief durchatmen. Tief durchatmen? Ja, denn ganz sicher ist das Thema Fachliteratur mühsam und steinig und eines der komplexesten Themen in der C-Artikel-Beschaffung.  Zur Erklärung: Per Definition verursacht die Bestellung von C-Artikeln – im Verhältnis zum geringen Bestellwert – hohe interne Prozesskosten und bindet immense Zeitressourcen. 

Ohne den tollen Einsatz unserer Auszubildenden wäre das Projekt zunächst nicht möglich gewesen. Mit viel Engagement nahmen sie sich des  in langen Jahren gewucherten Wildwuchses aus Excel-Tabellen an. 🙂 Innerhalb der kompletten Westfalen Gruppe hielen sie Rückfrage im Falle  lückenhafter Abonnements sowie unklarer Abonnementsdetails ! 

Vielleicht erinnert sich gerade der Eine oder die Andere  ;-).  

Auf Grundlage der recherchierten Details konnte dann das Projekt initiiert werden. Der jetzige Lieferant stellte uns eine kostenlose E-Procurement-Software zur Verfügung. Diese moderne Plattform bündelt den Einkauf und die Verwaltung von Fachliteratur und sorgt in der gesamten Prozesskette für Effizienz und Transparenz. Mit dem Effekt, dass wir wenig genutzte Abonnements sofort gekündigt haben und direkte Kosteneinsparungen erzielten.

Als vorherige Alleinverwalterin wurde ich in vielen Punkten deutlich entlastet. Zum Beispiel kostet ein Duden 20 Euro, der Bestellprozess kostete jedoch bis zu 150 Euro! Leider wahr, denn jede Bestellung wurde im Betriebssystem manuell eingegeben und der dazugehörige Lieferant musste ja ebenfalls ausfindig gemacht werden. Nun kann ich mich rein um den strategischen Einkauf der Fachliteratur kümmern.

Anstatt für jeden Bedarf eine separate Bedarfsanmeldung anzulegen, ermöglichen wir heute dem Besteller, alle gewünschten Produkte in einem Warenkorb zu hinterlegen. Mit dem E-Procurement-System erfolgen die Bestellungen papierlos und automatisch im Betriebssystem – auch die Freigabe nach der aktuell gültigen Einkaufsrichtlinie wird automatisch beachtet. Als Einkäuferin kann ich mich also auf die wesentlichen Zahlen konzentrieren . Dazu kommt, dass das System, bevor eine Bestellung ausgelöst wird, den gewünschten Artikel erst im internen Bestand sucht. Der Abgleich mit der virtuellen Bibliothek verhindert unbeabsichtigte Doppelbestellungen.

Seit dieses Programm freigeschaltet wurde,  wird bei den  Abonnements-Verwaltern in den einzelnen Bereichen für jedes Zeitschriften-, Online- oder Zeitungsabonnement rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist abgefragt, ob das Periodikum weitergeführt werden soll. Erfolgt nach einer bestimmten Frist keine Rückmeldung, wird das Abonnement automatisch storniert – dies gilt übrigens auch für Loseblattwerke. So entfällt die aktive Terminüberwachung und so werden auch hier Kosten eingespart. Die Lösung schützt uns vor ungewollter passiver Verlängerung. 

Ein weiterer großer Vorteil für unsere Abonnements-Verwalter ist, dass sie selbstständig und jederzeit neue Umlaufteilnehmer definieren oder Abonnements ausgeschiedener bzw. versetzter Mitarbeiter auf andere Kollegen  übertragen können. Zusätzlich lässt sich die Umlaufauslastung von Zeitungen oder Zeitschriften abrufen. Auch eine Abfrage „In welchen Abonnements ist mein Vorgesetzter enthalten?“ lässt sich ganz schnell ausführen.

Für meinen Vorgesetzten eine wichtige Frage: „Wieviel Gesamt-Kosten müssen wir für welche Abonnements tragen?“ Diese Frage beantworte ich heute binnen Sekunden! 🙂 Dies kann übrigens auch jeder Abonnement-Verwalter für seine Abonnements einsehen!!

Resümee: Das Einkäufer-Gewissen ist rein und der Controller sowie der Abonnement-Verwalter sind zufrieden 🙂 .

Viele Grüße

Cathrin Guth

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