Liebe Leser und Leserinnen,
mein Name ist Lisa Fittkow, im Juni 2017 habe ich meine Ausbildung abgeschlossen. Ich arbeite bei der Westfalen Gruppe im Marketing des Bereichs Gase. Berichten möchte ich heute von einer meiner spannendsten Aufgaben der letzten Zeit: Die Organisation und die Betreuung der Roadshow “Innovision on Tour”.
Was muss bei der Organisation einer Veranstaltung beachtet werden?
Auch ich habe mir diese Frage gestellt. Die Antwort ist einfach und komplex zugleich: Ganz viel Selbstverständliches natürlich, aber auch sehr viele Dinge, an die man gar nicht direkt denkt!
Von der Terminplanung bis hin zur Veranstaltungsdurchführung müssen sehr viele Punkte auf der Checkliste abgehakt werden. 🙂
Termine und Veranstaltungsorte
Als erstes mussten fünf Termine und Veranstaltungsorte für die Roadshow her. Leichter gesagt als getan. Zusammen mit den Kollegen und Kolleginnen aus dem Branchenmanagement sowie unseren Kundenberatern und Kundenberaterinnen wurden zuerst einmal Wunschtermine und -orte festgelegt. Hierbei mussten viele Faktoren berücksichtigt werden – unter anderem Ferienbeginn und Parallelveranstaltungen in den Orten. Darüber hinaus musste der Ablauf der Roadshow festgelegt werden, damit wir unsere Besucher und Besucherinnen rechtzeitig einladen und informieren konnten.Die Gästeliste
Und wer soll überhaupt eingeladen werden?
Um die Anfahrtswege unserer Teilnehmer und Teilnehmerinnen so kurz wie möglich zu halten, haben wir uns auf einen Radius von 150km um die Veranstaltungsorte festgelegt. Insgesamt haben wir für die erste Roadshow 1560 Einladungen verschickt und auch unser Vertrieb hat stetig die Werbetrommel gerührt.
Dann die Details
Als erstes haben wir Checklisten für die Veranstaltungen erstellt, die ich mit meinen jeweiligen Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen an den Veranstaltungsorten durchgesprochen habe. Wie groß ist der zur Verfügung stehende Raum? Wie viele Stühle und Stehtische können aufgestellt werden? Welche (technische) Ausstattung ist vorhanden? Welches Unternehmen vor Ort kann das Catering übernehmen? Welche Parkmöglichkeiten gibt es? Und noch vieles mehr…!
Die erste Roadshow: Münster
Für die erste Roadshow in Münster konnten wir das Westfalen Forum mit seiner tollen Ausstattung nutzen. Schnell war uns klar, dass wir – auf Grund der vielen Zusagen – zusätzlich zu unseren Flächen den Parkplatz der Halle Münsterland benötigten würden. Ganz klar war, wer das Catering übernimmt: natürlich unser bewährter Partner Apetito! Unsere Haustechnik sagte Unterstützung bei allen technischen Fragen zu.
Weiter ging es: Wie soll das Forum für diese Veranstaltung aussehen? Wohin mit der Gaderobe? Wo und wie sollen die Stühle stehen? Wie viele Stühle brauchen wir überhaupt? Wo soll das Catering aufgebaut werden?
Wir planten und skizzierten:
Viele, viele Kleinigkeiten
Blumen wurden bestellt, ein eigens gestaltetes Roll-Up mit allen notwendigen Informationen im Eingangsbereich aufgestellt, Gästelisten und Namensschilder wurden angefertigt, … Die Liste ist hier natürlich nicht zu Ende, würde aber den Blog-Beitrag sprengen. 🙂Der Tag der Veranstaltung
Jetzt durfte nichts schiefgehen! Jeder musste zur richtigen Zeit am richtigen Platz sein, alles musste aufgebaut sein. Ein letztes Briefing, ein letzter Technik-Check und dann ging es auch schon los.
Damit unsere Redner die zur Verfügung stehende Zeit im Blick behalten konnten, habe ich mit gelben und roten Karten einen Hinweis gegeben. Gelb bedeutete: noch 5 Minuten und rot bedeutete, dass die Zeit abgelaufen ist.
Last but not least: Die blauen Damen
Unsere „blauen Damen“ durften natürlich nicht fehlen, stehen sie doch jede für ein Kältemittel der neuen Generation. Sie haben unsere Gäste begrüßt, standen ihnen – falls notwendig – mit Auskünften zur Seite und befragten sie zum Ende der Veranstaltung, ob noch Punkte offen geblieben waren, welche Informationen sie besonders wichtig fanden und ob unsere Roadshow einen Gewinn für sie bedeuete. Mit der Resonanz konnten wir mehr als zufrieden sein. 😀
Mein Abschlussprojekt
In meinem Abschlussprojekt für meine Ausbildung habe ich mich – auf Grundlage der Roadshow – mit der Erfolgsmessung und Vergleichbarkeit von Kundenevents beschäftigt. Mit Hilfe von Key Performance Indicators – Schlüsselkennzahlen, die Leistungen wiederspiegeln – konnte ich Vergleichswerte bestimmen, die als Grundlage für die nächsten vier Roadshows verwendet werden.
Es macht mir Spaß!
Das Schönste an der Organisation einer Veranstaltung ist für mich, die Durchführung und das Zusammenspiel von allen „Komponenten“ live zu erleben.
Der reibungslose Ablauf der Roadshow in Münster hat mich begeistert und ich freue mich auf die nächsten Roadshows im Herbst. 🙂
Viele Grüße
Lisa Fittkow
Hallo Frau Fittkow,
toller Beitrag! Die Vorbereitungen waren für alle Beteiligten sehr anstrengend und eine große Herausforderung. Die Mühe hat sich aber doch gelohnt, oder?
Vielen Dank an das Marketing-Team, ganz besonders an Sie. Sie mussten mich einige Male am Telefon ertragen, weil ich immer neugierig war, ob die Zahl der Anmeldungen steigt 🙂
Ich freue mich auch auf die noch kommenden Veranstaltungen.
Viele Grüße
Anja Honerpeick